第一章 总 则
第一条 印章是学校各项管理活动中行使职权的重要凭证和工具,为进一步规范学校各类印章的使用与管理,根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)和南华校政发〔2006〕28号文件,结合我校实际,特制定本办法。
第二条 凡冠有“南华大学”字样的各单位、各部门印章和各种业务专用章,以及校领导的签名章,均适用本办法。
第二章 印章的管理
第三条 党委印(党委印、党委书记印(方章、签字章))、校印(校印、校钢印、校长印(方章、签字章)、合同专用章)由党政办指定专门科室专人管理。
第四条 学校二级单位、各部门的印章要有专人妥善保管,平日随用随锁。各二级党委、党总支、直属党支部印章归口各二级党委、党总支、直属党支部指定专人管理;各单位、各部门印章归口其办公室指定专人管理。
第五条 凡经济活动的各类财务专用章、合同章及其他需要对外使用的印章,由法人代表或主要负责人指定专人妥善管理。
第六条 对外启用新印章,必须印发启示,停止使用的印章,必须及时收回并交党政办统一处理。
第七条 学生证明专用章、学生证专用钢印章由学工部、研究生处、继续教育学院指定专人管理。
第八条 印章管理人员不得在空白介绍信、白信笺、空白纸等无具体内容的凭证或纸张上加盖印章。
第九条 印章使用应在本单位办公室内,不得擅自委托他人代管,不得将印章携带出办公室以外使用。印章要妥善保管,随用随取,不得随意乱放。
第十条 印章管理人员要认真核对用印凭证,如无主管部门负责人或校领导签字,不能使用印章。
第十一条 印章管理人员要对用印留存的材料定期进行编号、整理、立卷归档。
第十二条 印章管理人员要认真执行印章管理使用办法,不得擅做主用印,用印过程中发现问题,应及时向主管领导报告。
第三章 印章的使用范围及程序
第十三条 以学校名义发布的决定(决议)、指示、布告(通告)、通知、通报、报告(请示)、批复和公函等公文,必须由主办部门用“发文稿纸”拟稿,主办部门负责人核稿(签字),有关部门负责人会核(会签),报分管校领导签发后,再由党政办公室机要科登记、编号、用印。
第十四条 由学校党委出具的有关证明(如政审材料等),及按照规定确需加盖校党委印章的其他材料(如申报材料、推优材料等),须先由被证明人所在单位主要负责人审定认可并加盖本单位印章,送党委书记或分管副书记审阅同意,方能用印。
第十五条 以校保密委员会名义下发的文件、通知等用保密委员会印章,用印前须经校保密委员会主任审核同意。
第十六条 学校基本建设、维修、大宗物资采购等项目的合同,必须按《南华大学合同管理办法》的审批程序办理,经校长或分管校领导审签后,由党政办公室加盖合同专用章。
第十七条 到上级部门、公、检、法以及机要部门联系工作需要介绍信的,需经分管校领导签字后,由党政办公室办理学校介绍信及用印。
第十八条 在外刊登广告、声明等,按事项由主管部门经办人拟出文稿,部门负责人核稿签字,分管校领导签字批准后,由党政办公室用印并留稿备查。
第十九条 凡需要使用副校长(校党委副书记)公务印章的文件、资料,必须经副校长(校党委副书记)本人审阅同意后,方可用印。
第二十条 以学校党委、行政出具的荣誉证书、聘书、工作证等常规证书、证明材料等,由各主管部门审核签字后,持《南华大学印章使用申请表》并附有关文件,到党政办公室用印。
第二十一条 各类毕业证书、学位证书(肄业证书、结业证书、进修证、学历证明)由各主管部门审核签字后,持《南华大学印章使用申请表》并附名册(名单),到党政办公室用印。
第二十二条 出国留学(因公、因私)、考察、访问、旅游人员的材料由国际交流合作处审核后,出具《南华大学印章使用申请表》,到党政办公室用印。
第二十三条 凡向外报送的成果申报书、项目申请书、专利,成果推广、各类科研合同等,由科技处、人文社科处审核登记后,出具书面申请,到党政办公室用印。
第二十四条 教学成果申报由教务部门统一审核,报分管校长批准,由教务处出具《南华大学印章使用申请表》,到党政办公室用印。
第二十五条 各单位、各部门教职工到外单位联系工作,在校学生外出参观、实习、查资料、学习等,由所在单位的主管领导审核后,经分管校领导签批同意,到党政办公室办理学校介绍信及用印。
第二十六条 其他事项需使用党委印或校印,可参照以上程序办理。非日常性事务用党委印或校印,需要部门负责人审核,校领导签字同意。
第二十七条 各附属医院需用学校印章上报所有文件、材料等,需经医院管理办公室和分管校领导签字同意后,方可用印。对变更执业医师注册,必须由附属医院医务部统一来办理,医师本人来办理的须有附属医院医务部的介绍信。
第二十八条 学校非独立法人的二级单位,无权使用该单位印章对外签署任何文件,如担保、合同、协议、证明、聘书等。
第二十九条 学校二级单位、各部门的印章一般只作为业务工作用章,在校内使用;用印应按制度办理,事先须经单位负责人批准,凡不具备批准手续,一律不能用印。重要事项的用印须有登记或存根,以便备查。
第三十条 盖印要做到清晰规范,即上不压正文,下压日期,齐年盖月,距离正文30毫米。
第四章 印章的刻制、启用和变更
第三十一条 各单位、各部门刻制党组织、行政机构公章,应根据学校行文的机构名称,向党政办递交《南华大学印章刻制申请表》,经校领导批准后,由党政办统一刻制。
第三十二条 各单位、各部门因名称变更、机构撤销或印章受损等原因,需要刻制或更换印章,由单位提出申请,持《南华大学印章刻制申请表》,经主管校领导审核批准后,由党政办按照有关印章刻制规定统一制作并备案。
第三十三条 各类经济活动中需要使用的合同专用章,要向业务主管部门递交单位法人代表签署的书面报告,持《南华大学印章刻制申请表》经校领导签署意见后,由党政办统一刻制并备案。
第三十四条 新印章启用之前,党政办要收回旧印章,新、旧印章须在党政办登记、留印,旧印章由党政办按规定归档或销毁。
第三十五条 印章遗失应及时登报声明作废,相关部门(单位)提出报告经有关领导批准后,方可重新刻制。
第三十六条 刻制各类印章发生的经费均从各部门包干经费中支付。
第五章 责任划分
第三十七条 印章管理本着“谁管印,谁负责”的原则,各责任部门要严格把关,并详细做好使用登记以备查。
第三十八条 对于需要加盖学校印章的材料,如毕业证书、学位证书、职称申报材料、科研材料等,审查把关的责任分别由教务处、研究生处、继续教育学院、人事处、科技处等部门负责。
第三十九条 凡违反本办法用印者,将受到相应的纪律处分;触犯法律的,依法追究其法律责任。
第六章 附 则
第四十条 本办法自下发之日起执行,南华校政发〔2006〕28号文件同时废止。未尽事宜,由党政办公室负责解释。
附件:1.南华大学印章使用申请表
2.南华大学印章刻制申请表
附件1
南华大学印章使用申请表
用印单位(部门):
申办日期: 年 月 日 登记编号:
申办内容 |
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印章类别 |
学校党委印章 □ 校党委书记签字章 □ 学校行政印章 □ 校长(法定代表人)签字章 □ 学校合同印章 □ 校保密委员会印章 □ 学校钢印 □ 校保密委员会办公室印章 □ |
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经 办 人 |
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联系电话 |
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用印 单位(部门) 负责人意见 |
签字: (公章) 年 月 日 |
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相关 职能部门 负责人 审批意见 |
签字: (公章) 年 月 日 |
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分管校领导 审批意见 |
签字: 年 月 日 |
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书记/校长 审批意见 |
签字: 年 月 日 |
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备 注 |
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说明:1.此审批表所包含的印章均需严格按程序审签办理,交党政办公室登记编号后,方可用印;
2.使用流程图附后。
附件2
南华大学印章刻制申请表
拟刻章名称 |
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申请日期 |
年 月 日 |
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□刻制新章 |
机构成立批准文号(附批文复印件): |
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□更换旧章 |
更换原因: |
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申请单位 意 见 |
签名(公章): 年 月 日 |
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主管校领导意见 |
年 月 日 |
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印模 (存档) |
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领用人 |
年 月 日 |
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经办人 |
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联系电话 |
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备 注 |
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